Como conduzir um processo de mudança com sucesso?

Muitas empresas desejam mudar, seja por ameaças ou oportunidades, mas poucas são capazes de alcançar o sucesso da mudança.

O RH tem papel importante neste processo!

O profissional de Recursos Humanos tem papel fundamental nesse processo, pois tem as ferramentas para substituir a resistência pela resolução, o planejamento pelos resultados e o medo no novo pelo entusiasmo em relação às suas possibilidades.

Que tal analisar conceitos que cercam a gestão da mudança e sua aplicação?

É preciso destacar o papel do profissional do RH no processo de mudança. Os profissionais do RH devem estar envolvidos diretamente nos processos de mudança. Seja através do planejamento, apontando habilidades e competências necessárias para o projeto e disponíveis na organização, preparando os colaboradores através de treinamentos e discussões, ou até mesmo diretamente, sendo gestor do projeto. Não se pode esquecer que o gestor do projeto e as pessoas chave devem estar “mergulhados” no trabalho proposto, tendo em vista que serão os multiplicadores da importância do projeto.

Não existe um modelo pronto. O que existe são fatores que apontam questionamentos que devem ser feitos pelos próprios integrantes do projeto para que se obtenha o sucesso.

Os 7 (sete) fatores são:

1. 1. condução da mudança;
   2. criação de uma necessidade comum;
   3. modelagem de uma visão;
   4. mobilização do envolvimento;
   5. modificação de sistemas e estruturas;
   6. monitoração do progresso;
   7. manutenção da mudança.

Como preparar as pessoas para agir diante de novas formas de trabalho?

Abaixo apresentamos uma estrutura base com alguns passos, de acordo com sugestões de David Ulrich (2001), fundamentais para o bom desenvolvimento do projeto, que seguem:

1° Passo: Identificação dos fatores chaves para o sucesso do projeto:

• Identificar dentre os diretores da organização, o patrocinador do projeto. Aquele que acredita, conhece, lidera e defende o trabalho a ser desenvolvido. É preciso ter um patrocinador relevante, que demonstre a importância que o projeto tem no desenvolvimento da empresa. Fazer um mapeamento de perfil pode ajudar nesta tarefa.;
• Preparar toda a empresa para a mudança. Desenvolver campanhas educativas que estimulem o aprendizado constante, a busca de conhecimento, a criatividade e inovação. Antes de iniciar os trabalhos do projeto é importante desenvolver a equipe, perceber suas necessidades e se antever as dificuldades que poderão ser enfrentadas. Após, programar um dia D para apresentação do projeto. É importante determinar a data inicial e apresentar aos empregados as perspectivas futuras da empresa e a importância de se desenvolver para obter sucesso no mercado global. Nesta primeira etapa é essencial presença do patrocinador.
• Preparar com a equipe do projeto uma projeção dos resultados desejados e prazos para alcançá-los.
• Identificar em cada unidade/ setor apostadores-chave, envolvendo-os na realização da mudança.
• Utilizar ferramentas de RH (avaliação, comunicação, recompensas) para garantir que a mudança está sendo realizada.
• Através do cronograma, acompanhar etapas, garantindo que os planos estão sendo seguidos.

2° Passo: Definir como os fatores chave serão direcionados.

Os fatores são claros e fáceis de serem definidos. O importante é segui-los, sendo flexível e adaptá-los, quando necessário, aos fatos inesperados que podem surgir. Nesta perspectiva de mudança o profissional de RH deve estar envolvido no processo e atuando na discussão e desenvolvimento de cada fator chave.

É importante ter um profissional com conhecimento necessário para conduzir o processo e atuar de forma a criar a necessidade de mudança e comprometimento em cada colaborador. É preciso manter o equilíbrio, não perdendo o foco.

3° Passo: Identificar atividades para aperfeiçoar as habilidades de cada setor

Neste ponto o gestor de RH faz discussões com as equipes, a fim de destacar necessidades de aprimoramento. Algumas questões devem ser levantadas, como exemplo:

• Que ações podemos mensurar para identificar o que deve ser aperfeiçoado?
• Onde queremos chegar? Qual é nossa meta?
• Quem deve ser envolvido e como fazer com que estas pessoas “vistam a camisa”?
• Como se dará comunicação?

Importante ressaltar que o profissional do RH não será detentor do projeto de mudança. Nesta etapa deve-se envolver a equipe, dando a eles o poder de decidir, de definir ações e determinar como será realizado. O gestor do RH deverá ser o mediador, orientando e direcionando a discussão, para que não se perca o foco.

4° Passo: Fazer com que os sete fatores, sejam revisados continuamente.

Dave Ulrich em 1992, fez parte de uma equipe destacada pelo Centro de Desenvolvimento Gerencial da General Eletric em Crotonville com a tarefa de pesquisar sobre a teoria da mudança e sintetizar essa pesquisa em fatores-chaves para o sucesso da mudança. A partir dessa pesquisa identificaram-se sete fatores-chave, conforme resumo do quadro abaixo.

SETE FATORES-CHAVE PARA O SUCESSO DA MUDANÇA

Os sete fatores são definidos e a mudança se inicia. No entanto, a medida que o processo se desenvolve, os fatores devem ser consultados e realinhados, quando necessário. A flexibilidade é muito importante.

O que mais deve ser considerado?

As organizações estão se adaptando constantemente a novas tecnologias, buscando sempre competitividade. E estas mudanças tecnológicas, que visam reestruturar processos e consequentemente mudar a forma de se trabalhar, precisam fundamentalmente de pessoas. Sem estas não é possível alcançar os objetivos.

A questão levantada, a ser considerada em processos de mudança, não diz respeito à qual tecnologia ou sistema a ser utilizado, mas sim em como preparar as pessoas para agir diante de novas formas de trabalho, novos processos. E neste ponto devemos destacar o trabalho do novo profissional de RH, o parceiro dos gestores de mudança.

Mudanças devem ser planejadas e os colaboradores preparados. Para que a tecnologia implementada nas organizações seja otimizada é de suma importância que as pessoas estejam confiantes na ferramenta e dispostas a colaborar.

A equipe responsável pela mudança deve ter, além de conhecimento amplo dos processos a serem modificados, criatividade, flexibilidade, disponibilidade e ótima comunicação interna e externa.

Deve, contudo, assumir riscos e resolver conflitos.

Por Paula Lourenço

Consultora da Loris